SmartLoyalty speichert die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden in Rechenzentren der IONOS SE in Frankfurt am Main. Verantwortlich für die Daten bleibt Ihr Unternehmen. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke wie Werbung oder Marktforschung, führen sie nicht mit Daten anderer Kunden zusammen und verkaufen sie nicht weiter. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den Sie mit uns abschließen.
SmartLoyalty verarbeitet Kundendaten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Sie entscheiden, welche Daten erhoben werden, wofür Sie sie nutzen und wann sie gelöscht werden.
Das unterscheidet ein eigenes Kundenbindungsprogramm von vielen Netzwerk- und Herstellerprogrammen. Dort ist oft der Programmbetreiber für die Kundendaten verantwortlich. Bei SmartLoyalty ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten die Daten auf unseren Servern ausschließlich in Ihrem Auftrag. Endet die Zusammenarbeit, geben wir Ihnen Ihre Daten zurück oder löschen sie – nach Ihrer Wahl.
Welche Angaben Ihre Kunden bei der Registrierung machen, legen Sie selbst fest. Pflichtfelder lassen sich auf das Nötige begrenzen, etwa Name und E-Mail-Adresse. Weitere Angaben wie das Geburtsdatum können Sie optional lassen.
Die Einwilligung in Werbung holen Sie getrennt von der Teilnahme am Programm ein. Für die Online-Registrierung können Sie ein Double-Opt-in aktivieren. Ihre Kunden können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen bearbeiten Sie in der Regel direkt im System, denn Sie haben jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Daten. Wo nötig, unterstützen wir Sie.
Die SmartLoyalty-Plattform läuft auf Servern der IONOS SE in Rechenzentren in Frankfurt am Main, nahe dem Internetknoten DE-CIX. IONOS ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Für die Cloud-Infrastruktur gilt zusätzlich ein ISO-27001-Zertifikat auf Basis von IT-Grundschutz des BSI, das die Rechenzentren in Frankfurt umfasst.
Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir unter anderem folgende Maßnahmen ein:
Verschlüsselte Übertragung: Webportal, Apps und Schnittstellen per TLS, Kassenterminals mit eigener Verschlüsselung.
Verschlüsselte Speicherung aller Daten, einschließlich der Datensicherungen.
Eigene Datenbank für jedes Kundensystem.
Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App oder E-Mail-Code, auf Wunsch für alle Zugänge verpflichtend.
Tägliche Datensicherung an einem gesicherten, ausgelagerten Ort.
Alle Mitarbeitenden von SmartLoyalty sind schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig im Datenschutz geschult.
Die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine ausführliche Dokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt, wie wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, schützen und löschen.
Für einzelne Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, etwa für die Rechenzentrumsinfrastruktur oder die Kartenproduktion. Mit unserem Rechenzentrumsbetreiber IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die aktuelle Liste unserer Unterauftragnehmer finden Sie jederzeit im Webportal unter Verwaltung > Sicherheit > DSGVO. Über Änderungen informieren wir Sie vier Wochen im Voraus.
KI Smarty erstellt Textvorschläge für Kampagnen und Coupons mit dem Sprachmodell Gemini von Google. Übermittelt werden eine Aufgabenbeschreibung, der Name Ihres Bonusprogramms und Ihre eigene Texteingabe. Kunden-, Karten- und Buchungsdaten werden nicht übermittelt. Bitte geben Sie in die Texteingabe keine personenbezogenen Daten ein.
Datenschutzbeauftragter von SmartLoyalty:
Herr Roeber
datenschutz@smartloyalty.de
+49 611 90096-0
Stand: Oktober 2026
Wo werden die Daten bei SmartLoyalty gespeichert?
In Rechenzentren der IONOS SE in Frankfurt am Main, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Eine Verlagerung in ein Land außerhalb der EU erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung. Daten auf Kassen, Terminals und Smartphones werden dort verarbeitet, wo die Geräte stehen. Speichern Ihre Kunden ihre Karte in Google Wallet, erhält Google den Namen, die Kartennummer und den Punktestand.
Gibt SmartLoyalty Kundendaten an Dritte weiter?
Nein. Wir nutzen Ihre Kundendaten nicht für eigene Zwecke und verkaufen sie nicht. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn das Gesetz es verlangt. Dienstleister, die wir für den technischen Betrieb einsetzen, sind vertraglich gebunden und verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag.
Darf ich die Kaufhistorie meiner Kunden auswerten?
Ja, wenn Ihre Kunden bei der Anmeldung darüber informiert werden und die Auswertung in Ihren Teilnahmebedingungen geregelt ist. Für personalisierte Werbung benötigen Sie in der Regel eine gesonderte Einwilligung. Jedes System enthält Muster für Datenschutzhinweise, Teilnahmebedingungen und die Werbeeinwilligung. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls ersetzen diese Muster nicht.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Teil jedes Vertrags mit SmartLoyalty. Er enthält die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die aktuelle Liste der Dienstleister finden Sie im Webportal.
Was passiert mit den Daten, wenn wir den Vertrag beenden?
Sie können Ihre Daten jederzeit über die Exportfunktionen herunterladen. Nach Vertragsende löschen wir alle Daten einschließlich der Kopien oder geben sie Ihnen zurück – nach Ihrer Wahl. Ausgenommen sind Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.
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